Financiële analyse
Ik breng uw financiële positie in kaart met behulp van een productienormeringsmodel, waarmee u kunt zien welke uitgaven worden gedekt door welke productie inkomsten (gebaseerd op het NZa kostprijsonderzoek). Dit geeft u inzicht in uw over- en onderschrijdingen, waarmee verbeterprojecten kunt initiëren.
Genormeerde personeelsinzet
Ik geef (zorg)managers inzicht in wat de dagelijkse inzet van (zorg)formatie mag zijn op basis van de productie van de afdeling/ locatie en de daaraan gekoppelde inkomsten. Daarna leer ik hen hoe zij op basis hiervan een evenwichtig basisdienstenpatroon kunnen ontwikkelen, waarmee de cliënten de juist zorg krijgen en dat past bij het team en de contractmix.
Strategische personeelsplanning
Ik geef (zorg)managers inzicht in hoeveel FTE van welke deskundigheid nodig is om het basisdienstenpatroon te vullen. Dit leg ik naast de huidige en toekomstige formatie, waardoor er inzicht ontstaat welke vacatureruimte er nu en in de toekomst is. Op basis hiervan kan een wervingsplan worden opgesteld, zodat er tijdig personeel met het juiste niveau kan worden aangenomen.
Optimaal roosterproces
Ik leer (zorg)managers en planners hoe zij kunnen roosteren conform de jaarurensystematiek. We gaan een basisrooster maken en we introduceren een jaarplanning. Hierdoor ontstaat er een voorspelbaar rooster is en komt er rust in het team. Er is een evenwichtige inzet van eigen medewerkers, waardoor er minder PNIL nodig is.
Begroting & Rolling forecast
Ik maak in samenwerking met de afdeling control én de (zorg)afdelingen een kloppende begroting. De begroting wordt periodiek bijgesteld, zodat de laatste inzichten kunnen worden verwerkt. Hierdoor komt de organisatie in control en worden de zorgafdelingen verantwoordelijk voor hun resultaten.
Business Intelligence
Om een financieel gezonde organisatie te worden in inzicht in resultaten onontbeerlijk. Denk hierbij aan inzicht in financiële resultaten, maar ook in bijvoorbeeld bedbezetting, vacatureruimte, verzuim, zorgleefplannen, etc. Ik ontwikkel samen met u een set van KPI's, die passen bij uw organisatie en strategie. Dit kunt u vervolgens (laten) programmeren in bijvoorbeeld Qlik sense of Power BI. Ik leer uw medewerkers hoe zij deze cijfers moeten interpreteren en kunnen gebruiken om te sturen.
Business model
Op basis van mijn ervaring bij mijn laatste werkgever heb ik een business model ontwikkeld om tot komen tot een financieel gezonde organisatie met tevreden medewerkers en cliënten.
Het business model bestaat uit 6 onderdelen. De vier basisstappen in het midden volgen elkaar in principe op. De stappen links en rechts zijn ondersteunend aan het geheel en kunnen synchroon aan de middelste diensten worden geïmplementeerd. Lees hieronder meer over de verschillende stappen. Ik kan u begeleiden bij de implementatie van (onderdelen van) dit model.
Implementatie
U bepaalt zelf welke onderdelen van het business model u wilt implementeren. Indien u een financiële uitdaging hebt in uw organisatie, adviseer ik om alle stappen te doorlopen. Indien u al verder bent en een aantal zaken op orde hebt, kunt u ook specifieke/ losse stappen afnemen. Een gezond rooster, dat past binnen de financiële kaders, is wel een voorwaarde voor de strategische personeelsplanning en een optimaal roosterproces. De ervaring leert dat het implementeren van alle stappen 1,5 tot 3 jaar in beslag zal nemen, afhankelijk van uw startpunt.
​
Voor het werken met een begroting/ rolling forecast en het ontwikkelen van een Business Intelligence tool worden maatwerk afspraken gemaakt, die afhankelijk zijn van uw wensen en de situatie in uw organisatie.
​
Voor de 4 basisstappen zijn diverse Excel formats beschikbaar, die ik met behulp van informatie van uw organisatie op maat zal maken. Daarna kan ik u op verschillende manieren begeleiden bij de implementatie:
Small
-
Ik geef gedurende één dagdeel uitleg aan de projectleider(s)
-
De projectleider(s) voeren de implementatie in de organisatie zelfstandig uit.
-
Deze werkwijze is vooral geschikt bij afname van een los onderdeel.
Medium
-
Ik geef een in company training aan de (zorg)managers, die met de modellen aan de slag gaan. De trainingen bestaan uit startbijeenkomst met uitleg over het format en een terugkomdag, waar de resultaten en ervaringen worden uitgewisseld.
-
Tussen de twee bijeenkomsten gaan de (zorg)managers zelfstandig aan de slag met het invullen van het Excel formats voor hun eigen afdeling/ locatie.
Large
-
Ik geef een in company training aan de (zorg)managers, die met de modellen aan de slag gaan. De trainingen bestaan uit startbijeenkomst met uitleg over het format en een terugkomdag, waar de resultaten en ervaringen worden uitgewisseld.
-
Tussen de twee bijeenkomsten begeleid ik de (zorg)managers bij het invullen van en het werken met de modellen.
In de praktijk
In een organisatie draait het om het evenwicht tussen de belangen van de cliënten, de medewerkers en de organisatie. Bij het verpleeghuis waar ik werkte, was dit behoorlijk uit evenwicht: de belangen van de cliënten en de medewerkers wogen vaak zwaarder dan die van de organisatie. Het rooster werd vooral bepaald door wie wanneer kon en medewerkers hadden veel verworven rechten. Wensen van cliënten werden bijna altijd ingewilligd, waardoor er veel uitzonderingen op het proces waren. Het gevolg was een negatief resultaat en een slechte liquiditeit, waardoor er geen financiële ruimte was om de broodnodige verbouwingen te doen.
Ik ben begonnen met een financiële analyse, waaruit bleek dat de personeelskosten van de zorg te hoog waren. Daarna hebben we berekend hoeveel uur zorgpersoneel er per dag op basis van de productie inkomsten ingezet mag worden. Op basis hiervan werden nieuwe roosters ontwikkeld, die pasten bij de teams en waarmee de juiste zorg aan cliënten kon worden gegeven. Vervolgens is er een strategisch personeelsplan gemaakt, waarin is aangegeven wat de gewenste personeelssamenstelling is en wat er voor nodig is om deze te bereiken. Tot slot zijn er basisroosters en een jaarplanning gemaakt, zodat er voorspelbare roosters kunnen worden gemaakt. Inmiddels is de organisatie financieel zeer gezond en zijn medewerkers en cliënten tevreden. De verbouwingen zijn inmiddels gestart en mijn taak zit erop!
Resultaat
Als u het business model hebt geïmplementeerd, dan hebt u een financieel gezonde organisatie, die in control is. U bent in staat om een begroting/ forecast te maken, die wordt gedragen door de organisatie. Afdelingen en locaties nemen hun verantwoordelijkheid en weten aan welke knoppen zij moeten draaien om de gewenste resultaten te halen. U hebt inzicht in uw resultaten en stuurt de organisatie tijdig bij. De rooster zijn voorspelbaar en passend binnen de financiële ruimte. Hierdoor zijn de medewerkers tevreden, wat weer een positief effect heeft op het verzuim en verloop. En uiteraard varen ook de cliënten hier wel bij!